ビジネスのシーンではメールを使った連絡は今でも使われています。
英語圏でもそれは変わらず、メールを上手に使いこなすことができればビジネスのチャンスを大きく掴むこともできるでしょう。
今回はそのままでも使える文章を紹介していくので、ここで紹介するフレーズを参考にしつつ、実際のメールを打つシーンで活用してください。
ビジネスメールでの件名の書き方
まず最初にメールのタイトルに当たる件名の書き方です。いくつかのパターンで紹介しますので、要所の単語や日付を変えて活用してください。
1. Invitation for the conference at 9th March.
議会の招待
Invitationは招待です。forの後に日付と項目を入れることで招待内容と日時を伝えることができます。
例文にいくつかのパターンを記載しておきます。コピーして使用してください。
A: Invitation for the meeting at 12th April.
4月12日の会議の招待
B: Invitation for the conference at 9th March.
3月9日の議会の招待
C: Invitation for the pre-opening party at 5th July.
7月5日の開催式の招待
2. Due for Project Budget Analysis
予算分析の締め切り
Dueは締め切りです。企画や計画の提出期限などを知らせる時の件名として使えます。
A: Due for Project Budget Analysis.
予算分析の締め切り
B: Due for Submission of the project.
計画の企画書の提出の締め切り
3. Schedule Confirmation for June 15th
スケジュールの確認
Schedule Confirmationは予定の確認の意味です。forの後に日程やその日の詳細などを繋げることができます。
A: Schedule Confirmation for June 15th.
6月15日のスケジュールの確認
B: Schedule Confirmation for the travel to China.
中国旅行のスケジュール確認
4. Urgent Request Concerning Your Invoice
至急を要する件に関しての要求
Urgentは緊急を要すると言う意味です。至急確認したい事項がある時につける件名です。
A: Urgent Request Concerning Your Invoice.
請求書に関しての要求
B: Urgent Request Concerning the project documents.
企画書類に関しての要求
5. Request for the project documents
製品資料の要求
急ぎでない要件に関しての要求をする件名です。一般的にはこちらの方がよく使われます。
A: Request for the project documents.
製品資料の要求
B: Request for the payment methods.
支払い方法に関しての要求
ビジネス用メールでの宛名書き
メールの書き出しで使う表現です。誰に向けてのメールなのかを記します。ビジネスシーンでは忘れず入れておきたい大事な部分です。
6. Dear Mr. /Ms.
親愛なる〇〇へ
Dearは日本語で言う敬具などに当たる表現です。男性ならMr. 女性ならMs.を沿えます。
A: Dear Mr. Johns
親愛なるジョーンズへ
B: Dear Ms. Ann
親愛なるアンへ
7. Dear Customer Service
カスタマーサービス御中
会社の部署へだすメールでも同じくDearを使えます。
A: Dear Customer Service
カスタマーサービス御中
B: Dear Sales Counsel
営業指導部御中
8. Dear Marketing Director
マーケティング部長殿
役職のある特定の人物へ向けて書くときの表現です。役職の後に相手の名前を入れても構いません。
A: Dear Marketing Director
マーケティング部長殿
B: Dear Mr. Smith of Marketing Director
マーケティング部長スミス殿へ
9. To whom it may concern
関係当事者殿
特定の誰かと言うより、複数の関係者に向けてと言う意味合いで使われます。
A: To whom it may concern
関係当事者殿
10. Just write one’s Name
宛名のみ
メールの宛先の名前だけ書くと言う意味です。名前だけ、もしくは【to 名前】でもどちらでも構いません。よく知れた中であるならばこちらの方が距離が近く感じられるので好まれる傾向にあります。メールを送る相手との関係値を考えて使い分けましょう。
A: Clint Smith
クリント•スミスへ
B: To Clint Smith
クリント•スミスへ
メールの冒頭文：挨拶と自己紹介
メールを送る相手が初めて連絡する相手であるならば必ずつけておきたい文面です。自分自身の名前と軽い自分の立場や役職の紹介を沿えておきましょう。
11. My name is Alexandra Burns and we met last week at an event.
先週のイベントで知り合ったアレクサンド•ラバーンズです。
相手にどこで知り合ったのかを沿えておくフレーズです。特に初めてメールで連絡する際はこういった一言添えておくことで相手に親近感を抱かせることがでできます。
A: My name is Alexandra Burns and we met last week at an event.
先週のイベントで知り合ったアレクサンド•ラバーンズです。
B: My name is Alexandra Burns and we met yesterday at the party.
昨日のパーティで知り合ったアレクサンド•ラバーンズです。
12. My name is Sara Conor and I am a colleague of Kei Tanaka at Irons
アイアンズの田中圭の同僚のサラコナーです。
相手にすでに馴染みのある同僚などの名前を出すことで警戒心を解く文面です。こういったことを先に伝えておくと要件についても察しがつきやすいので便利です。
A: My name is Sara Conor and I am a colleague of Kei Tanaka at Irons.
アイアンズの田中圭の同僚のサラコナーです。
B: My name is Sara Conor and I am belong to a team of Sandra at Irons.
アイアンズのサンドラのチームに所属しているサラコナーです。
13. My name is John Adam and I am responsible for curriculum development at Google.
私の名前はジョンアダムです。私はグーグルの開発の担当をしています。
名前と一緒に自身の役職を伝える文面です。こういった役職を添えておくと要件も察してもらいやすくなるでしょう。
A: My name is John Adam and I am responsible for curriculum development at Google.
私の名前はジョンアダムです。私はグーグルの開発の担当をしています。
B: My name is John Adam and I am responsible for Marketing analytic development at Facebook.
私の名前はジョンアダムです。私はフェイスブックの広報分析の開発を担当をしています。
14. I am Hannah Flown who is in charge of the project.
私はその計画を担当しているハンナフラウンです。
上記とほとんど同じ意味です。be in charge of AでAを担当すると言う意味になります。
A: I am Hannah Flown who is in charge of the project.
私はその計画を担当しているハンナフラウンです。
B: I am Hannah Flown who is in charge of curriculum development at Google.
私はグーグルの開発の担当をしているハンナフラウンです
15. I am Alex Sandra and I work in marketing at Tom’s factory.
私の名前はアレックスサンドラです。私はトムズ工房で広報をしております。
働いているとなりますが、上記で紹介した二つのフレーズと伝わるニュアンスは大差ありません。
使いやすい文面を用入れば大丈夫です。
A: I am Alex Sandra and I work in marketing at Tom’s factory.
私の名前はアレックスサンドラです。私はトムズ工房で広報をしております。
B: I am Alex Sandra and I work in Google as a curriculum development.
私の名前はアレックスサンドラです。私グーグルでのカリキュラムの開発をしています。
メールの冒頭文：感謝と謝罪
初めての連絡ではなく以前に１度以上連絡を交わした相手への冒頭文です。前回交流した時の出来事に触れた冒頭文になります。
16. Thank you very much for visiting our office yesterday.
昨日は、ご訪問いただきありがとうございました。
主に遠方から会社に訪問してくれたクライアントに対して添えておくメールの冒頭文です。
A: Thank you very much for visiting our office yesterday.
昨日は、ご訪問いただきありがとうございました。
B: Thank you very much for coming to our office last week.
先週は、ご訪問いただきありがとうございました。
17. Thank you very much for setting the agenda in the meeting
会議にて方針を設定していただきありがとうございました。
相手の功績に対して感謝の意を添えておく文面です。感謝されて嬉しくない相手はそういないので相手のしてくれたことにはなるべく忘れずお礼を伝えておくことは良い関係性を続けていく上でとても大事なことです。
A: Thank you very much for setting the agenda in the meeting.
会議にて方針を設定していただきありがとうございました。
18. I am glad that you took the time for us yesterday.
お時間作っていただき光栄です。
お礼を告げる文面ですが、Thank youとは言わない言い方です。I am gladは嬉しいと言う意味合いで、他にもpleasure, honor,happyなど、gladの部分を置き換えることができます。
A: I am glad that you took the time for us yesterday.
お時間作っていただき光栄です。
B: I am honor that you took the time for us yesterday.
お時間作っていただき光栄です。
19. I appreciate you arranging your schedule.
スケジュールを調整してくれてありがとうございました。
appreciateは感謝すると言う意味です。これもThank you for の言い換えとして使うことができます。
A: I appreciate you arranging your schedule.
スケジュールを調整してくれてありがとうございました。
20. I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきどうもありがとうございました。
対応の早いクライアントは時間の大切さを理解しているクライアントです。そういった相手にはきちんと感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
A: I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきどうもありがとうございました。
B: I appreciate you doing a quick work.
素早い対応どうもありがとうございました。
21. I need to ask an urgent favor of you.
緊急なお願いがございます。
緊急を要するお願いを要求する文面です。これを使う際は件名でも緊急である旨を伝えておきましょう。
A: I need to ask an urgent favor of you.
緊急なお願いがございます。
A: Would you mind sending me copies of the documents by noon?
昼までに資料のコピーを私に送っていただけませんでしょうか？
22. I am sorry this is very last minute.
直前のお願いで申し訳ございません
こちらも緊急を要する頼みごとをする際に使う文面です。こちらはお願いに加えて連絡が遅くなってしまったことに対して申し訳ないと言う謝罪も入るので、状況によって使い分けましょう。
A: I am sorry this is very last minute.
直前のお願いで申し訳ございません
B: Would you mind sending me copies of the documents by noon?
昼までに資料のコピーを私に送っていただけませんでしょうか？
23. Please excuse my lack of a prompt reply as I was in a meeting.
会議が遅くなったためすぐに返事ができず、申し訳ございませんでした。
こちらは単純に返信が遅くなってしまったことに対しての謝罪の文面です。特に相手のメールが緊急を要していた場合などは忘れずに添えておきましょう。
A: Please excuse my lack of a prompt reply as I was in a meeting.
会議が遅くなったためすぐに返事ができず、申し訳ございませんでした。
B: Please excuse my lack of a prompt reply as I did not have access to the Internet.
インターネットに接続できなかったので、すぐに返事ができず申し訳ございませんでした。
24. I was not able to reply sooner because I did not have access to the Internet.
インターネットに接続できなかったので、すぐに返事ができませんでした。
こちらも上記と同じく返信が遅くなってしまった際の謝罪の文面です。どちらを使っても問題ありませんが、こちらは理由を述べてるだけで直接的な謝罪の表現はないので、必要であればSorryやapologizeを添えましょう。
A: I was not able to reply sooner because I did not have access to the Internet.
インターネットに接続できなかったので、すぐに返事ができませんでした。
B: I was not able to reply sooner because I was in a meeting.
会議が遅くなったためすぐに返事ができませんでした。
メールの目的を説明する文章
件名を冒頭文を書き終えたら本題です。長い文面になるのであれば必ずメールの意図や目的は書いておきましょう。そうすると相手もすぐ返信が必要かどうか判断しやすくなります。
25. I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについてのメールになります。
toのあとは目的に応じて変えるとあらゆる目的についてアレンジできますね。色々試してみてください。
A: I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについてのメールになります。
B: I am writing this e-mail to remind you the schedule on next month.
来月のスケジュールのお知らせのメールになります。
26. The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。
becauseのあとを目的に合わせて変えることでアレンジ可能です。
A: The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。
B: The reason I am writing this e-mail to you is because I would like you to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについて、メールをさせていただきました。
27. The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
貴社の現行製品についていくつか質問をしたく、メールさせていただきました。
The purpose of this e-mail is以降を目的に合わせてアレンジ可能です。
A: The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
貴社の現行製品についていくつか質問をしたく、メールさせていただきました。
B: The purpose of this e-mail is to ask your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。
要件を伝える簡潔に伝える様々なフレーズ
特に相手のメールへの返事として使える短い返事です。事務メールは返事用のテンプレート文章を用意しておくと便利ですね。
28. We are happy to inform you that we received your payment.
お支払いを確認しました。ありがとうございます。
料金や各種申し込みの受付を確認した。と言う旨を伝える際に使える文面です。that以降をアレンジすることで色々な状況に対応可能です。
A: We are happy to inform you that we received your payment.
お支払いを確認しました。ありがとうございます。
B: We are happy to inform you that we received changed your setting.
設定の変更を確認しました。ありがとうございます。
29. We are sorry to inform you that the item you ordered is out of stock.
大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は在庫がございません。
相手の要求や要望に添えなかった時に使う返信の文面です。こちらもthat以降の部分をアレンジすることで色々な状況に対応可能です。
A: We are sorry to inform you that the item you ordered is out of stock.
大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は在庫がございません。
B: We are sorry to inform you that we could not accept your order.
大変申し訳ございませんが、あなたの注文を受諾できません。
30. I sent the documents you requested today.
本日、私はあなたが頼んだ資料を送りました。
経過報告の文面です。資料やファイルの受け渡しの確認用として使われるメッセージです。
A: I sent the documents you requested today.
本日、私はあなたが頼んだ資料を送りました。
B: I sent the products you requested yesterday.
昨日、私はあなたが頼んだ製品を送りました。
31. I have already e-mailed you the information you requested.
ご要望の資料はすでにメールでお送りしました。
こちらは上記の別の表現です。こちらの方がすでに発送済みで手元にはもうないと言うニュアンスが強くなっています。
A: I have already e-mailed you the information you requested.
ご要望の資料はすでにメールでお送りしました。
B: I have already sent you the products you requested.
ご要望の製品すでにお送りしました。
32. I still haven’t received information concerning your product.
貴社の製品に関しての情報をまだ受け取っていません。
上記のようにすでに送ったなどとメールが帰ってきた際にまだこちらに製品や資料が到着していない際に使う文面です。
A: I still haven’t received information concerning your product.
貴社の製品に関しての情報をまだ受け取っていません。
相手の返事を催促するフレーズ
相手からの返信がなかなか返ってこない時や、すぐに返事が欲しい時などにつけておきたい文面を紹介します。
33. Would you mind sending me copies of the documents by noon?
昼までに資料のコピーを私に送っていただけませんでしょうか？
Would you mindは直訳すると差し支えなければと言う意味合いです。控えめな姿勢で催促を促す文面になります。
A: Would you mind sending me copies of the documents by noon?
昼までに資料のコピーを私に送っていただけませんでしょうか？
34. Please contact me as soon as possible.
なるべく早めに私に連絡をください。
As soon as possibleはできるだけ早くという意味で、ビジネスでもカジュアルなシーン見受けられるフレーズです。書き言葉では頭文字をとってASAP（エイサップ）と読ますこともあります。これも催促を促すフレーズです。
A: Please contact me as soon as possible.
なるべく早めに私に連絡をください。
35. Please let me know if you can come to the meeting.
ミーティングに参加可能か教えてください。
催促として、または相手に答えて欲しいことを指定する文面です。上記で紹介した催促のフレーズとはまた意味が変わってくるのでうまく使い分けましょう。
A: Please let me know if you can come to the meeting.
ミーティングに参加可能か教えてください。
B: Please let me know whether you can come to the meeting or not.
ミーティングに参加できるかできないを教えてください。
36. Do you mind sending me a copy of the contract?
契約のコピーをおくってくださいませんか？
Do you mindはWould you mindと同じく差し支えなければ、というニュアンスを持ちます。DoとWouldは意味が少し違うので多少の差異はありますが、同じような状況下で使って問題ありません。
A: Do you mind sending me a copy of the contract?
契約のコピーをおくってくださいませんか？
B: Would you mind sending me a copy of the contract?
契約のコピーをおくってくださいませんか？
37. Please reply by 15：00 on March 15th.
3月15日の15時までに返事をください。
明確に返事が欲しい期日を伝える文面です。これは最速というよりも簡単に決めれない要件の返信期日を指定する際に使うフレーズです。ビジネスシーンであればお金が動く取引などで使う表現です。
A: Please reply by 15：00 on March 15th.
3月15日の15時までに返事をください。
38. Please contact us at your earliest convenience.
ご都合がよいときにあなたの返事をください。
催促ではなく、相手の忙しさを気遣う文面です。急ぎの返事を要さない要件であるならばこのフレーズを使って余裕を持った対応をした方が好感度は上がるかもしれませんね。
A: Please contact us at your earliest convenience.
ご都合がよいときにあなたの返事をください。
39. I would appreciate your prompt reply.
すぐお返事いただけるとありがたいです。
こちらは逆になるべく早く返事が欲しい際に使う催促のフレーズです。至急の要件であるならば積極的に使いましょう。
A: I would appreciate your prompt reply.
すぐお返事いただけるとありがたいです。
40. I look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。
催促してるようにもしてないようにもどちらでも捉えることのできるフレーズです。状況に応じて使い分けましょう。
A: I look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。
メールの最後に添えるフレーズと締めの言葉。
メールの終わりにつける締めのフレーズです。そのまま使える定型文を5つ紹介します。
41. Feel free to ask me any questions.
質問があったらどうぞなんでも聞いてください。
メールのないようによりますが、何かの質問に対しての回答の返信であれば、このフレーズをメール
の最後に持ってくるとうまくまとまるでしょう。文全体をみてふさわしいフレーズかどうか判断して使ってください。
A: Feel free to ask me any questions.
質問があったらどうぞなんでも聞いてください。
42. Ask me any questions you have about the product.
商品についてご不明な点があればどうぞ仰ってください。
こちらも上記と同じような文面のメールの最後に持ってくる締めのフレーズです。こちらの方がよりテーマを絞った質問返しになるので状況に応じてどちらがふさわしいか判断して使い分けをしてください。
A: Please ask me any questions you have about the product.
商品についてご不明な点があればどうぞ仰ってください。
43. Don’t hesitate to contact us if you have any questions.
ご不明な点がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。
Don’t hesitateは気兼ねなく、という意味です。Feel freeと同じような意味になるので、全体を通して同じ意味合いになります。こちらの方が少し丁寧なので、相手によってふさわしいフレーズを添えましょう。
A: Don’t hesitate to contact us if you have any questions.
ご不明な点がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。
44.Kind regards
敬具
メールの最後に添えておく結びの枕詞のようなフレーズです。ビジネスのシーンでは最後にこれを添えるのはお決まりとなってます。Regardの前には色々なパターンがあるのでいくつか例文に載せておきます。
A: Kind regards
B: Best regards
C: Warmest regards
D: Regards
45. Thanks
敬具
Regardsよりカジュアルな結びの枕詞です。こちらもいくつかバリエーションがあるので例文で紹介します。
A: Thanks
B: Many thanks
C: Thanks and Regards
D: Thank you
以上45個のフレーズを紹介しました。
メールはビジネスシーンに置ける大事な連絡手段です。
特にビジネスのメールには決まった定型が存在するので最初は本稿で紹介したフレーズを参考にしながら書いてみるといいでしょう。
今回紹介したフレーズを写しながら自分のオリジナリティを入れていくとメールを書くのが楽になると思いますので、ぜひ実践してみてください。
本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。