英語のメールの書き方を徹底解説!コツを掴めば誰でも簡単に書ける!

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この記事を書いた人
りこ

英会話講師として7年間勤務し、0歳から80歳まで200人以上の生徒を担当。現在はフリーライターとして、英語学習に関する記事を執筆したり、英語を使って海外のコンテンツ制作会社と一緒に仕事をしています。

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英語メールを書かなければいけない方は、下記のような悩みをお持ちではありませんか?

英文でメールを書きたいのですが、最低限何を書いたら良いのか分かりません。

言いたいことは伝えられるのですが、最適な表現なのかどうか自信がないんです…

実はこのような悩みを持つのはメールを作る際の基本ルールや原則論を知らないことが原因です。

結論から申し上げると、最低限のコツを押さえればスムーズに書くことができます。

そこで今回は、英語メールの書き方をご紹介します。そのまま使えるテンプレートもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧下さい!

 

本記事で分かること

・英文メールを書くときのコツ3つ
・英文メールの書き方
・そのまま使える!メール英語表現10選

英語メールを書くときのコツ3つ

英語メールはちょっとしたコツをつかむことで簡単に書くことができます。今回ご紹介するコツは下記の3つ。

  • 1文1文を短く
  • わかりやすい表現を使う
  • 読み手を意識した丁寧な表現を使う

ここでは、英語メールの質をぐっと上げる3つのコツについてみていきましょう。

1文1文を短く

日本語でのメールに置き換えても同様のことが言えますが、1文1文長いと読みにくくなり、読み手に必要な情報が素早く届かないということにもなりかねません。

箇条書きのような形でもよいので、1文1文は短く、端的なものであることが大切。また、段落分けなど、全体を見渡した際に、どこにどのようなことが書かれているかが素早く伝わる工夫をすることも重要です。

英文メールにはテンプレートとして使えるものもありますので、まずはそれを利用して、短い文でメール全体を作成しましょう。

わかりやすい表現を使う

1文が短いことと同時に、わかりやすい表現、難しい表現を使わないことも大切です。

エッセイや論評をする場合には、抽象的な表現を用いたり、難しい表現を用いることも一定の効果がありますが、メールはあくまでも情報を相手に伝えるツールですので、小難しい表現を用いることは逆効果。

メールの最大の目的は「言いたいことを伝えること」だからです。

中学校で習うような表現ばかりでは、少し稚拙な印象を与えるとも考えがちですが、相手としては情報が伝われば目的は達成されます。自分の中でわかりやすいと考える表現を多用して、メールを構成しましょう。

読み手を意識した丁寧な表現を使う

英文メールを書く際は、丁寧な表現を使うことも大切です。下記でテンプレートや、よく使う表現をご紹介しますが、メッセージを受け取る相手に配慮した、相手を思いやるような表現を入れることで、よりメッセージも伝わりやすくなるでしょう。

日本語にも敬語があるように、英語においても文面上の丁寧な表現は多数存在します。それらを習得し実際に用いることで、相手にとって読みやすく、また読んでもらえるようなメールを作ることができますよ。

 

【テンプレート付き】英語メールの書き方

英語メールには基本的な「型」があります。まずは下記のテンプレートをご覧ください。

メールテンプレート

日本語訳

Thank you for your report about the project.
(レポートの提出ありがとうございます)
I have some questions about it.
(それについて質問がございます)
The word “〇〇” on first paragraph, what does that mean ?
(最初の段落にある〇〇とはどのような意味でしょうか?)
Could you please write the detail so that everyone can understand?
(みんなが分かるように詳細を記載していただいてもよろしいですか?)
See you soon at the tomorrow meeting.
(また明日のミーティングでお会いしましょう)

ポイントとしては、下記の順番で書いていきましょう。

1挨拶
2メールを書く目的
3詳細の内容
4アクション
5結び(クロージング)

それでは、それぞれのポイントについてご紹介します。

挨拶

簡単な挨拶、導入文がまずは必要となります。日本語でも「こんにちは」「ご無沙汰しています」などの表現を用いることがあるでしょう。

その後の内容が読まれるか、読んでもらえるかが決まる部分と言ってもよいので、簡潔に書きましょう。上の例では「レポートのご提出ありがとうございます」と書き始めています。

相手にとっては、レポートを確認したという趣旨のメールだと瞬時に判断できますので、返答しやすいでしょう。

メールを書く目的

なぜこのメールを送ったのかという目的の記載も必要です。相手としては、返事をするにしても何を返せばよいのか、何が求められているのかを把握できばければ、返答しようにもできません。

また、その先の詳細を読むか否か、すぐに返答すべきか否かも判断する材料にもなりますので、目的の具体的な記載が大切です。

上の例では「いくつか質問があります」との目的でメールを送った旨が端的に伝わります。

詳細の内容

目的からさらに詳細へという流れも大切です。この部分は実際はかなり長めになるかと思いますが、メールを送った経緯、それまでにあったやり取りなど、いわゆる周辺情報もこの部分に書くことになります。

上の例では端的に「〇〇という言葉はどのような意味ですか?」のみとしていますが、不要な情報は不必要に書く必要はありませんので、端的なものでも問題ありません。

アクション

何かを求める場合に、期限がある場合や、分量など指定がある場合には、この部分に書きましょう。特に何かアクションを求める場合、期限の設定はとても重要です。

日常会話かビジネスかにもよりますが、期限を設けることで相手方のアクションもよりすばやく明確になります。

上の例では「詳細を記載していただけますか?」としていますが、このような形を意識して書くようにしていきましょう。

結び(クロージング)

結びの言葉、日本でもイメージをしやすいかと思います。よろしくお願いします、などがこれにあたります。

上の例では「明日のミーティングでお会いしましょう」としています。

クロージングの言葉は相手のアクションを促すことにもつながりますので、目的や内容、具体的なアクションに加えて、クロージングの表現も忘れないようにしましょう。

 

そのまま使える!メール英語表現10選!

ここでは、コピーしてそのまま使える英語メール表現を10選ご紹介します。

・Thanks for your e-mail.

・I have a favor to ask you.

・Just a brief update on the project.

・I’d like to ask you for your help with my presentation.

・This is just to let you know that our meeting has been cancelled.

・Here are the files you requested.

・So please check the agenda before our meeting.

・Please confirm your attendance at least 1 day before the meeting.

・I’d appreciate it if you could reply by next Monday morning.

・Looking forward to working with you.

ぜひ英語メールを書く際に参考にしてみてください。

Thanks for your e-mail.

メールをありがとうございます」という表現です。Thanks for∼で、「~ありがごうございます」という感謝を示す表現となります。

文頭、メールのはじめに記載することになるかと思いますが、~の部分は、続く目的や詳細に応じて変更しましょう。

Thanks for the agenda.
(アジェンダをいただきありがとうございます)
Thanks for participating last meeting.
(先日の会議にご参加いただきありがとうございます)

のように使いましょう。

I have a favor to ask you.

お願いがございます」という表現です。a favorは「好意、お願い」という意味で、わたしはあなたにお願いを持っているという訳が直訳となります。

具体的な内容はその後に書いていくこととなりますが、メールを受け取る側としては、読むべきか否か、そもそものメールの趣旨は何かを端的に知ることができますので、有用な表現です。

Just a brief update on the project.

プロジェクトの進捗を手短にお伝えします」という表現です。

Just a brief update on〜

で「~の進捗を手短にお伝えします」となりますので、さまざまな場面で使うことができます。この表現は、上記2の「目的」の部分で書くこととなります。

I’d like to ask you for your help with my presentation.

プレゼンテーションを手伝ってくれませんか」という表現です。I’d like to ask you for∼で「~についてご相談があるのですが」という表現になります。

類似の表現として、I want you to∼がありますが、I’d like toのほうがより丁寧な表現ですので、ビジネス上の英語や、何かお願いをするような場合には、I’d like toを使いましょう。

その他、Could I ask you to∼も同様の意味を持つ表現として利用可能です。

This is just to let you know that our meeting has been cancelled.

ミーティングが中止になったことをお知らせします」という表現です。letは「~させる」という意味でlet you knowで「あなたに知らせる」という表現になります。

This is just to let you know thatを覚えておくことにより、that以下に好きな文を入れることでカスタマイズができますので、ぜひ覚えておきましょう。

Here are the files you requested.

添付ファイルをご確認ください」という表現です。ビジネス上のやり取りですと、ファイルの添付は多いですので、一言添えておくことで、受け取る側もわかりやすくなるでしょう。

類似の表現として、

Please see attached files.

がありますが、若干堅い表現ですので、表題の表現を用いましょう。

So please check the agenda before our meeting.

会議までにチェックをしていただけますか」という表現です。4詳細の部分にあたりますが、いつまでに、何をという点が具体化されているので、相手方にも伝わります。

agendaという単語を聞きなれない方も多いかもしれませんが、会議における議題という意味で、多くの場面で利用可能ですので覚えておきましょう。

Please confirm your attendance at least 1 day before the meeting.

遅くとも会議の1日前までには出欠をご連絡ください」という表現。Please confirm your attendanceという部分が使い勝手の良い部分です。

続いて期限を入れればよいので、広く用いることができます。期限の部分では、within∼で「~以内に」、by the time∼で「~までに」も使うことができます。

I’d appreciate it if you could reply by next Monday morning.

翌月曜日の朝までに返信をいただけるとありがたいです」という表現です。

I’d appreciate it if you couldの部分を繰り返し使いましょう。appreciateは「~に感謝する」という表現で、とても丁寧な表現ですので、丁寧なメール表現として利用することができます。

Looking forward to working with you.

一緒に働ける日を楽しみにしています」という表現です。look forward to~で「~を楽しみに待つ」という表現です。toの後ろに動詞を置く場合には、例のようにing形にする必要があるので注意しましょう。

I hope to see you soon.
「お会いできる日を楽しみにしています」

という表現も類似表現として用いることができます。

 

英語メールはコツを掴めば簡単に書ける!

本記事では英文メールの書き方や、よく使う英語表現をご紹介してきました。

はじめのうちはどのように書けばよいかわからず、なかなか書き進まないかもしれません。しかし、慣れてくればより丁寧が表現やわかりやすい表現も使えるようになるでしょう。

まずは本記事を参考に5つのポイントを意識して、細かい部分よりも内容が相手に伝わるメールの作成を意識して作成してみてください。